Читальный зал
Правила работы исследователей в читальном зале Северо–Казахстанского государственного архива
- Общие положения
1.1.Настоящие правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 г № 326- 1 и правилами комплектования, хранения, учета и использования документов государственными и специальными государственными архивами от 20 сентября 2018 г № 576, Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Казахстан, утвержденными приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры и информации и общественного согласия Республики Казахстан от 2 октября 2000 г. за № 58, Приказа Министра юстиции Республики Казахстан «Об утверждении Правил организации государственной регистрации актов гражданского состояния, внесения изменений, восстановления, аннулирования записей актов гражданского состояния» от 25 февраля 2015 года №112.
1.2. Правила устанавливают порядок работы исследователей с документами в читальном зале Северо – Казахстанского государственного архива.
1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию исследователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Республики Казахстан, а также инструкциями уполномоченного органа Республики Казахстан по управлению архивами и документацией
1.4. Все исследователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.
1.5. Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается.
1.6. Платные услуги исследователям предоставляются архивом в соответствии с установленным порядком.
2. Распорядок работы читального зала
2.1. Распорядок работы читального зала устанавливается с 9- 00 до 17- 30 ч с перерывом на обед с 13-00 до 14 – 00 ч.
2.2. Право входа в читальный зал осуществляется по пропуску (приложение № 3)
3. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива
3.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Исследователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ учреждения или выполняющие служебное задание, предоставляют официальное письмо от организации.
В письме указывается: фамилия, имя, отчество исследователя, должность, ученая степень/звание, тема, хронологический период, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем.
Студенты высших учебных заведений оформляются по письму вуза за подписью ректора (проректора) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.
3.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество исследователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
Зарубежные исследователи оформляются для работы в Читальном зале на равных правах с гражданами Республики Казахстан, на основании официального письма направляющей организации, либо же по личному мотивированному заявлению с приложенным к нему документом, удостоверяющем личность.
3.3. На основании заявления исследователю предоставляется допуск в читальный зал архива.
3.4. Пролонгация работы исследователя в читальном зале производится на основании официального письма (заявления). Аналогичная процедура производится при изменении темы исследования.
3.5. Исследователь при оформлении заполняет анкету установленного образца (приложение № 1).
3.6. Разрешение исследователям на работу в читальном зале дается руководством архива сроком на 1 месяц со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива.
3.7. Копии актовых записей о регистрации актов гражданского состояния являются документами для служебного пользования. Гражданам копии актовых записей не выдаются.
4. Права, обязанности и ответственность исследователей
4.1. Исследователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога архива), фонодокументы по теме исследования, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями, аудиовизуальными и машиночитаемыми документами.
4.2. Исследователи имеют право:
1) получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальные залы, порядке и условиях их предоставления;
2) получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках;
3) получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать;
4) пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов;
5) заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников;
6) проносить в читальный зал по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы;
7) исследователей могут сопровождать переводчики или помощники;
8) исследователи могут предоставить архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов;
4.3. Исследователи обязаны:
1) соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале архива;
2) регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала;
3) заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.);
4) после окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала;
5) соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях;
6) соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы;
7) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа);
8) вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством;
9) исследователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
5. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата
5.1. Дела и другие материалы предоставляются исследователям на основании заполненных бланков заказов.
Дела и другие материалы выдаются исследователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
5.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 5 дел, 5 единиц хранения кинодокументов, фонодокументов временем звучания не более 3 часов. Личные дела номенклатурных работников на руки исследователям не выдаются.
В случае непосещения читального зала исследователем в течение одной недели выданные материалы возвращаются в хранилище и подлежат повторному заказу.
5.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.
5.4. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы – до 5 дней, уникальные документы– на один день, остальные дела и микрокопии, печатные издания – на один месяц.
Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ.
5.5. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий.
5.6. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
1) входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты;
2) курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах;
3) выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое;
4) пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
5.7. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
5.8. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
5.9. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Республики Казахстан или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.
6. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
6.1. По заказам пользователей в зависимости, от технических возможностей архивов и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивами.
6.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
6.3. Копирование документов негосударственной части архивного фонда Республики Казахстан, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.
6.4. Копирование фондов, коллекций в полном объеме запрещается. Разрешается копирование 30 % листов одного дела.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивов в каждом конкретном случае.
6.5. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится.
6.6. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится в помещениях архива и под контролем сотрудников читального зала.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.
6.7. Пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях архивов под контролем их сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
6.8. Изготовление копий производится после оплаты исследователем счета в течение двух недель со дня его получения.
Оплата за изготовление копий производится в соответствии с прейскурантом цен, утвержденных приказом руководителя Управления культуры, развития языков и архивного дела акимата Северо-Казахстанской области от 26 апреля 2022 года № 27.
6.9. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам, а также пересылаются по указанным адресам.
6.10.Запрещается самостоятельное копирование документов исследователями, выданных для работы в читальном зале.