Деятельность
Предмет и цели деятельности государственного учреждения
Предметом деятельности государственного учреждения является обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда и других документов на бумажных и электронных носителях.
Основной целью государственного учреждения является сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, постоянное хранение, государственный учет и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд) в интересах исполнительной власти, общества и отдельных граждан для обеспечения их социальных прав.
Для достижения цели государственное учреждение осуществляет следующие виды деятельности:
1) комплектование документами Национального архивного фонда и по личному составу ликвидированных организаций в соответствии с профилем государственного учреждения;
2) ведение списка организаций — источников комплектования по форме, установленной действующим законодательством;
3) взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций, оказание им методической и практической помощи в организации документов в делопроизводстве и формировании дел, по экспертизе ценности документов, их отбору в состав Национального архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу, по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела, по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организации и повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;
4) осуществление экспертизы ценности документов: при истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших от ликвидированных организаций; при поступлении в государственное учреждение в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии; при наличии в архивных фондах документов и дел, не подлежащих хранению;
5) осуществление комплекса мероприятий по обеспечению сохранности документов архивного фонда, включающего в себя создание и соблюдение нормативных условий, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов, обеспечение противопожарной безопасности и надлежащую организацию хранения документов, исключающую их хищение и утрату и обеспечивающую поддержание их в нормальном физическом состоянии;
6) осуществление государственного учета документов и представление сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения в Орган управления;
7) выявление и ведение учета уникальных и особо ценных документов, создание их страхового фонда путем микрофильмирования и фонда пользования на электронных носителях с применением специализированного программного обеспечения;
8) составление и совершенствование научно-справочного аппарата (справочно-поисковые средства) для обеспечения поиска информации, в том числе электронной системы справочно-поисковых средств к архивным документам и описание архивных документов;
9) предоставление доступа пользователей к архивным документам, исполнение тематических, генеалогических запросов и социально-правового характера;
10) экспонирование и публикация архивных документов, организация и проведение научных и научно-практических конференций, архивных чтений и мероприятий по вопросам комплектования, обеспечения сохранности документов, их учета и использования;
11) внедрение результатов научных исследований в области архивоведения, документирования, археографии и научно-технических достижений в практику работы государственного учреждения;
12) оказание государственной услуги по выдаче архивных справок;
13) осуществление комплекса мероприятий по сохранению документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда и хранящихся в частных архивах, осуществляемого в форме проверки и иных формах;
14) распространение передового опыта работы в области архивного дела, документирования и управления документацией;
15) осуществляет научно-методическое руководство филиалами;
16) ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, вспомогательных исторических дисциплин; участие в исследованиях по проблемам новейшей истории Казахстана.
17) оказывает следующие виды услуг, не относящихся к их основной деятельности, юридическим и физическим лицам, на платной основе:
упорядочение архивных документов;
проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц курсов и семинаров по обучению современным основам документирования и управления документацией;
реставрация, консервация, переплет архивных дел и документов, изготовление архивных коробок;
изготовление страховых копий, восстановление текста архивных документов;
копирование архивных документов;
перевод по заказам (заявкам) физических и юридических лиц архивных документов в электронную форму, за исключением архивных документов, указанных в пункте 1 статьи 15-1 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах»;
организация и проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц документальных выставок;
выявление по заказам (заявкам) физических и юридических лиц информации генеалогического и тематического характеров;
разработка перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел;
издание и реализация методической литературы, сборников архивных документов, учебной и других публикаций;
депозитарное хранение архивных документов.
18) обеспечивает учет, хранение и использование киновидеофонда в соответствии с действующим законодательством, стандартами и техническими условиями.
Для реализации цели государственное учреждение имеет право в установленном законодательством порядке:
1) владеть и пользоваться документами Национального архивного фонда, хранящимися в государственном учреждении;
2) самостоятельно разрабатывать, утверждать планы работы целевые комплексные программы по основным направлениям деятельности;
3) получать от организаций необходимую информацию, а также справочные, аналитические, статистические и архивные документы, сведения о местонахождении, составе и содержании документов;
4) проверять состояние документирования и работу структурных подразделений области и ведомственных архивов учреждений-источников комплектования, заслушивать их представителей по этим вопросам; согласовывать номенклатуры дел, инструкции по документированию, положения об экспертных комиссиях, ведомственных архивах, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
5) осуществлять в установленном порядке сотрудничество с архивами, научными и другими организациями, обмениваться информацией с профильными архивами других государств;
6) государственное учреждение реализует товары (работы, услуги) на платной основе физическим и юридическим лицам в соответствии с действующим законодательством;
7) осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Республики Казахстан.
Запрещается осуществление государственным учреждением деятельности, а также совершение сделок, не отвечающих предмету и целям его деятельности, закрепленным в уставе.