Қызметі

Мемлекеттік мекеме қызметінің мәні мен мақсаттары

Мемлекеттік мекеме қызметінің мәні Ұлттық архив қоры мен басқа да қағаз және электронды түрдегі құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету болып табылады.

Мемлекеттік мекеменің негізгі мақсаты Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының(бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарынжинау, сатып алу, жинақтау, ретке келтіру, тұрақты сақтау, мемлекеттік есепке алу жәнеолардың әлеуметтік құқықтарын қамтамасыз ету үшін атқарушы органның, қоғамның және жекелеген азаматтардың мүддесінде пайдалану.

Мемлекеттік мекеме мақсатқа қол жеткізу үшін мынадай қызмет түрлерін жүзеге асырады:

1) мемлекеттік мекеменің бейініне сәйкес Ұлттық архив қорының және таратылған ұйымдардың адам құрамы бойынша құжаттармен толықтыру;

2) қолданыстағы заңнамамен белгіленген нысан бойынша толықтыру көздері – ұйымдардың тізімін жүргізу;

3) ұйымдардың іс қағаздарын жүргізу, архив және сараптау қызметтерімен өзара іс-қимыл жасау, оларға іс қағаздарын жүргізуде құжаттарын ұйымдастыруға және істер қалыптастыруға, құжаттардың құндылығын сараптама, оларды Ұлттық архив қоры құрамына іріктеуге және оларды тұрақты сақтауға тапсыру, адам құрамы бойынша құжаттарды ретке келтіру, іс қағаздарын жүргізу және архив ісі мәселелері бойынша нормативтік және әдістемелік құжаттар (құралдар) дайындау, ұйымдардың іс қағаздарын жүргізу, архив және сараптама қызметтерінің жұмысын жетілдіру және көрсетілген қызметтердің, қызметкерлердің кәсіби біліктілігін арттыру бойынша әдістемелік және практикалық көмек көрсету;

4) құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу: архив құжаттарын, соның ішінде таратылған ұйымдардан түскен адам құрамы бойынша құжаттардың уақытша сақталу мерзімі өткен кезде; мемлекеттік мекемеге айрықша жағдайларда реттелмеген қалпындағы құжаттар түскен кезде; архив қорларында сақтауға жатпайтын құжаттар мен істер болған кезде; 

5) нормативтік жағдайды, температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық, күзету режимін жасау мен сақтаудан тұратын архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету жөніндегі іс-шаралар кешенін жүзеге асыру, өртке қарсы қауіпсіздікті және құжаттардың ұрлануы мен жоғалуына жол бермейтін және қалыпты физикалық күйде сақталуын қамтамасыз ететіндейтиісінше сақталуын ұйымдастыруды қамтамасыз ету;

6) құжаттарды мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыру және архив қорларының саны, құрамы мен сақтау бірліктерінің саны туралы мәліметті Басқару органына ұсыну;

7) бірегей және аса құнды құжаттарды анықтау және есебін жүргізу, микрофильмдеу жолымен олардың сақтандыру қорын және мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз етуді қолданумен электрондық тасымалдағыштарда пайдалану қорын құру;

8) ақпараттық іздеуді, соның ішінде архив құжаттарына анықтамалық  іздеу құралдарының электрондық жүйесін қамтамасыз ету және архив құжаттарын сипаттау үшін ғылыми-анықтамалық аппаратты (анықтамалық-іздеу құралдары) құру мен жетілдіру; 

9) пайдаланушылардың архив құжаттарына қолжетімділігін ұсыну, тақырыптық, генеалогиялық және әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұрауларды орындау;

10) архив құжаттарын көрмеге қою және жариялау, құжаттарды толықтыру, сақталуын қамтамасыз ету, есепке алу мен пайдалану мәселелері бойынша ғылыми және ғылыми-практикалық конференциялар, архив оқуларын және іс-шараларды ұйымдастыру және өткізу;

11) мемлекеттік мекеменің жұмыс тәжірибесіне архивтану, құжаттау, археография және ғылыми-техникалық жетістіктер саласындағы ғылыми зерттеу нәтижелерін енгізу;

12) архив анықтамасын беру бойынша мемлекеттік қызмет көрсету;

13) тексеріс нысандарында немесе басқа да нысанда жүзеге асырылатын Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған және жеке архивтерде сақталған құжаттарды сақтау жөніндегі іс-шаралар кешенін жүзеге асыру;

14) архив ісі, құжаттау және құжаттаманы басқару саласындағы озық тәжірибелерді тарату;

15) филиалдарды ғылыми-әдістемелік басқаруды жүзеге асыру;

16) архивтану, құжаттану, археография, қосалқы тарих пәндері саласында ғылыми-зерттеу және әдістемелік жұмыс жүргізу; Қазақстанның жаңа тарихыныңпроблемалары бойынша зерттеулерге қатысу;

17) жеке және заңды тұлғаларға негізгі қызметіне қатысы жоқ ақылы түрде келесі қызметтерді көрсетеді:

ретке келтіру;

жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша құжаттама жасау мен құжаттаманы басқарудың қазіргі заманғы негіздерін оқыту жөніндегі курстар мен семинарлар өткізу;

архив істері мен құжаттарын реставрациялау, консервациялау, түптеу, архивтік қораптарды дайындау;

архивтік құжаттардың сақтандыру көшірмелерін дайындау, мәтінін қалпына келтіру;

архивтік құжаттардың көшірмесін жасау;

6) «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңның 15-1-бабының                 1-тармағында көрсетілген архивтік құжаттарды қоспағанда, жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару;

7) жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша құжаттамалық көрмелерді ұйымдастыру және өткізу;

8) жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары (өтінімдері) бойынша генеалогиялық және тақырыптық сипаттардағы ақпаратты анықтау;

9) сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесін, істер номенклатураларын әзірлеу;

10) әдістемелік әдебиетті, архивтік құжаттардың жинақтарын, оқыту және басқа да жарияланымдарды басып шығару және өткізу;

11) архивтік құжаттарды депозитарлық сақтау жатады.

18) кинобейнеқордың қолданыстағы заңнамаға, стандарттарға және техникалық шарттарға сәйкес есепке алынуын, сақталуын және қолданылуын қамтамасыз етеді.

Мақсаттарды жүзеге асыру үшін мемлекеттік мекеме заңнамамен белгіленген тәптіпте мыналарға құқылы:

1) мемлекеттік мекемеде сақталатын Ұлттық архив қорының құжаттарына иелік етуге және пайдалануға; 

2) жұмыс жоспарларын, қызметінің негізгі бағыттары бойынша нысаналы кешенді бағдарламалардыөздігінен әзірлеуге, бекітуге;

3) ұйымдардан қажетті ақпараттарды, сондай-ақ анықтамалық, талдау, статистикалық және архив құжаттарын, құжаттардың жатқан жері, құрамы мен мазмұны туралы мәліметтерді алуға;

4) облыстың құрылымдық бөлімшелері мен толықтыру көздері – мекемелердің ведомстволық архивтерінің құжаттау жай-күйін және жұмысын тексеруге, сол мәселелер бойынша олардың өкілдерін тыңдауға, істер номенклатураларын, құжаттау жөніндегі нұсқаулықтарды, сараптама комиссиялары, ведомстволық архивтер туралы ережелерді, тұрақты сақталатын істердің және жеке құрам тізімдемелерін, сақтауға жатпайтын құжаттар мен істерді жоюға шығару туралы актілерді келісуге;

5) архив, ғылыми және басқа да мекемелермен ынтымақтастықты белгіленген тәртіпте жүзеге асыруға, басқа мемлекеттердің бейінді архивтерімен ақпарат алмасуға;

6) мемлекеттік мекеме қолданыстағы заңнамағасәйкесжеке және заңды тұлғаларға тауарларды (жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді) ақылы негіздеөткізеді;

7) Қазақстан Республикасының заңнамасында қарастырылған өзге де құқықтарды жүзеге асыруға.

Мемлекеттік мекемеге жарғыда бекітілген өз қызметінің мәні мен мақсаттарына жауап бермейтін қызметті жүзеге асыруына, сондай-ақ мәмілелер жасауына тыйым салынады.